Microsoft Project Professional 2016

Vorteile

• Tabellenkalkulationslayout organisiert Projektzeitpläne und -abläufe.
• Die Software stellt das Innenleben komplexer Planungsaktivitäten visuell dar.
• Bietet einen soliden Rahmen für die Zusammenarbeit.
• Verwaltet alle Projektressourcen.
• Erstellt Grafiken für Zeitpläne und Abläufe.

Nachteile

• Es gibt eine steile Lernkurve zu überwinden.
• Integriert sich nicht gut mit Nicht-Microsoft-Programmen.

Wie die Bezeichnung der Software bereits andeutet, wird Microsoft Project Professional 2016 von Geschäftsleuten für die digitale Verwaltung ihrer Projekte verwendet. Für Mitarbeiter, die nicht in einer stressigen Unternehmensumgebung arbeiten, hat diese Beschreibung nicht viel an Informationen zu bieten. Anders ausgedrückt ermöglicht die Suite von Business-Management-Tools Office-Managertypen, jede erdenkliche Projektkategorie des Unternehmens zu organisieren und zu koordinieren. Von einem rein bürobasierten Geschäftsmodell bis hin zu einem, das eine Produktionsfabrik umfasst, nimmt die Software den Schmerz aus übermäßig komplizierten Geschäftsunternehmungen.

Mit diesem Werkzeug zur Zentralisierung von Geschäftsressourcen fassen Führungskräfte alle Projektbestände in einem einfach zu navigierenden Layout zusammen. Wenn es in einem Unternehmen nur einen oder zwei Manager gibt, verwandelt sich eine unübersichtliche Gruppe von hauptsächlichen Projektblöcken in eine systematisch organisierte Reihe von leicht umzusetzenden Aufgaben. Es ist viel einfacher, einen Plan oder Zeitplan zu visualisieren, wenn die Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter auf diese Weise digital angeordnet sind. Aber Microsoft Project Professional 2016 hat noch viel mehr zu bieten. Die kommunikativen Funktionen der Software eröffnen eine ganze Welt von Möglichkeiten zur Koordination von Ressourcen. Von überall auf der Welt können andere Teammitglieder ihren Anteil an der Arbeit einbringen. Tatsächlich, wenn man die Kommunikationskraft von MS Project Pro 2016 nutzt, ist eine abteilungsübergreifende Büropartnerschaft genauso einfach zu handhaben wie ein Meeting, das Teammitglieder aus einem halben Dutzend weit auseinanderliegenden Nationen zusammenruft.

Was machen also diese Unternehmensmanager, wenn sie eine Sitzung in diesem Software-Arbeitsbereich beginnen? Sie vergleichen und passen Projektzeitpläne an, stellen Zeitpläne auf, teilen Budgets zu und ordnen Teammitglieder zu. Und das ist nur der Anfang. Nachdem ein grober Zeitplan erstellt wurde, folgt die Feinabstimmung des Plans und die differenzierte Verwaltung der Ressourcen. Chats und virtuelle Meetings werden in einem Programmfenster abgehalten, dann werden Entscheidungen getroffen und an alle Mitglieder des Projektteams kommuniziert. Vor allem wird die Kommunikationspipeline aufrechterhalten. Nach Abschluss der Besprechungen werden Protokolle geführt und Planungsanmerkungen aufgezeichnet, wiederum vollständig innerhalb der Schnittstelle dieser Projektmanagement-Suite. Letztendlich stellen alle diese Ressourcen, Teammitglieder und Unternehmensmittel einen erheblichen Teil der Unternehmensausgaben dar. Wenn diese Investitionen nicht verschwendet werden sollen, muss jede Entscheidung jedes Projektmitglieds digital erfasst und protokolliert werden. Schließlich bestehen komplexe Unternehmenspläne aus vielen beweglichen Teilen. Sie sind selten statisch, daher benötigen dynamische Projektteile ständige Überwachung sowie reichlich kollaborativen Einsatz.

Letztendlich zielt die hier beschriebene Software darauf ab, all diese beweglichen Teile zu verankern, die Daten in einen Arbeitsbereich eines Windows-Computers zu überführen und alle Projektblöcke in lebendigen Farben darzustellen. Sobald der Plan visualisiert ist, können die verschiedenen exekutiven Mitglieder und teaminterne Teilnehmer auf niedrigeren Ebenen ihre kollaborativen Bemühungen verfeinern und Geld einsparen. Komplexe Zeitpläne lassen sich auf diese Weise in einfach zu befolgende Ablaufpläne zerlegen. Dies gilt auch für die Verwaltung von Zeitplänen und die Umsetzung zielorientierter Zeitpläne. Durch die Zerlegung all dieser komplizierten, schwer umsetzbaren Projektströme in kleinere Abschnitte, werden sie leichter zu verwalten und zu administrieren. Danach fließen die Berichte automatisch aus einem vorkonfigurierten Microsoft Project Professional 2016-Panel heraus, wobei nur die für die jeweilige Abteilung relevanten Daten auf dem tabellenkalkulationsähnlichen Papierkram festgehalten werden. Verluste sinken, Produktivitätsmargen steigen und die interne Kommunikation erreicht einen Grad an Synergie, der vor der Installation von MS Project Professional 2016 nicht möglich war. Dies verbindet nun lokale und internationale Projektmitglieder nahtlos zu einem Netzwerk eng zusammenarbeitender Teammitglieder. Es ist fast, als säßen sie im selben Raum.

Betrachtet man das Hauptprogrammfenster, sieht man eine Reihe schlanker Symbole am oberen Rand des Softwarefensters. Farbcodiert, um den Führungskräften die Visualisierung einer Aufgabe zu erleichtern, befindet sich das Projektmenü nahe dem Zentrum des Displays. Darunter liegen Teamplaner und Ressourcenzuweiser. Weitere Einträge beinhalten einen Berichtsgenerator und ein hierarchisch angeordnetes Aufgabenpanel. Die Anzeige unter diesen Menüeinträgen ähnelt den Zeilen und Spalten eines Tabellenkalkulationsprogramms, wobei die Zellen speziell so formatiert sind, dass sie Daten zu bestimmten Projektaufgaben aufnehmen können. Die Dauer der Aufgabe, ihr Beginn und Ende, die Teammitglieder, die für die Arbeit zuständig sind - all diese zielorientierten Details werden auf dem Blatt aufgeführt. Von hier aus können kollaborative Notizen und Projektaktualisierungen eingegeben werden. Diagramme, Berichte und mehr - die Software erfasst wirklich jedes Detail über den Fortschritt eines Projekts visuell.

Vorteile

• Tabellenkalkulationslayout organisiert Projektzeitpläne und -abläufe.
• Die Software stellt das Innenleben komplexer Planungsaktivitäten visuell dar.
• Bietet einen soliden Rahmen für die Zusammenarbeit.
• Verwaltet alle Projektressourcen.
• Erstellt Grafiken für Zeitpläne und Abläufe.

Nachteile

• Es gibt eine steile Lernkurve zu überwinden.
• Integriert sich nicht gut mit Nicht-Microsoft-Programmen.